MATÉRIA PUBLICADA DIA 18 DE JANEIRO DE 2008

RÁDIO PEÃO

No instante que se inicia o desenvolvimento de um novo projeto um dos itens mais importantes no ciclo de vida do mesmo é definir como as informações necessárias chegarão no tempo correto aos interessados.
Quando trabalhava em uma grande organização participei de muitas reuniões com a diretoria e presidência com o objetivo de coordenar os vários projetos dentro da empresa e muitas decisões importantes
sobre liberação de investimentos, cálculos de custos necessários, cenários a avaliar, demoravam a chegar aos responsáveis para fazer a atividade e às vezes nem chegavam a tempo, causando atrasos ou avaliações apressadas. Nos projetos que coordenava eu resolvia facilmente este problema devido a minha origem profissional, como iniciei desde adolescente na empresa havia trabalhado na produção, ferramentaria, controle de qualidade, conhecia a parte de custos, às vezes conhecia até a máquina que iria fazer
a peça, na época a empresa tinha cerca de 25000 funcionários.
Na construção civil, um caso que me chamou muita atenção, foi de um cliente que sempre me perguntava se o telhado iria ficar "bonito", demonstrando claramente que não tinha entendido o projeto, apesar
do mesmo e as documentações estarem prontas, tive que fazer uma apresentação com linhas de pedreiro e apoios de madeira para mostrar as inclinações dos vários panos e, por sorte, entendeu
e aprovou. Estes procedimentos demonstram, a meu ver, que existem dificuldades reais
no gerenciamento das comunicações no ciclo de vida de qualquer projeto.
De maneira simplificada, a comunicação é um processo que envolve dois elementos, o emissor e o receptor e os dois atuam às vezes como emissor e receptor. No momento em que é definida a organização
de um projeto deve-se especificar os canais de comunicação e como as informações devem fluir dentro deles. Também devem ser definidas com que freqüência as informações serão geradas e transmitidas.
Quando não se gerencia o fluxo das informações para um projeto, dá-se espaço para um dos tipos mais arriscados que são as "informações informais", que é a mais rápida, porém a mais perigosa, internamente
na indústria metalúrgica o nome dado quando a origem da informação era desconhecida era chamada de "RÁDIO PEÃO". Nos projetos de guerra é muito comum a "guerra" de informações: foram abatidos
vários aviões, helicópteros, presos tantos soldados. Ao iniciarmos um projeto é necessário
fazer o seguinte processo: No início do projeto devemos definir:
- Como será gerenciado o projeto: programas de computador corporativos, programas
específicos, acompanhamentos manuais, etc.
- Como será comunicado: definir quantas e quais reuniões, palestras, etc.
- Definir datas: fazer cronograma dos eventos de informação.
- Atas de reunião: sempre fazer com atividades, definições, prazos, responsáveis (mesmo que resumidas).
- Onde serão armazenadas as informações: locais, pastas, arquivos, programas, etc.
- Custos: avaliar os custos necessários para armazenamento e transmissão das informações. Freqüentemente o gerenciamento das informações é negligenciado nas pequenas, médias e grandes empresas, porém o gerenciamento adequado é decisivo para o sucesso de qualquer projeto.

Paulo Gonçalves dos Santos
Engenheiro de Planejamento